Własna działalność gospodarcza: listopada 2016

wtorek, 8 listopada 2016

4 wskazówki jak zwolnić pamięć i skuteczniej się komunikować

Autor: Urszula Winiarska

Będąc właścicielem firmy, menadżerem lub pracownikiem mamy mnóstwo spraw do załatwienia i zapamiętania. Większość spraw i wykonywanych zadań ma ostateczny lub przybliżony termin realizacji. Często staje się to powodem niepokoju i stresu. Jak to wszystko poukładać, aby niczego nie pominąć i dobrze się porozumieć z innymi... ?

Dlaczego to takie ważne?
Dzięki kilku prostym zabiegom możesz osiągnąć spokój umysłu i zapewnić sobie terminowość wykonywania zaplanowanych zadań. Masz możliwość usprawnienia zarządzania i poprawienia umiejętności menadżerskich. Będziesz pewny, że zapamiętasz informacje związane z działaniem firmy, obowiązkami domowymi i przyjacielskimi kontaktami.

Komunikacja z innymi ludźmi - ważna umiejętność XXI wieku
W dzisiejszych czasach,aby odnieść sukces potrzebna jest umiejętność Komunikacji. Trzeba ją stale ulepszać.

„Od jakości Twojej komunikacji, zależy jakość Twojego życia.” - Brian Tracy

Jak podaje Grzegorz Szczerba – trener i konsultant, sprawność menadżera „można nawet mierzyć przy pomocy stosowanych przez niego metod komunikacyjnych.”

Czym jest Komunikacja?
Komunikacja to proces dwustronnego przekazywania informacji od jednej osoby do drugiej. Trzeba patrzeć na nią przez pryzmat skuteczności. Brak skutecznego komunikowania się z otoczeniem, w przypadku firmy, pogarsza sprawność prowadzonych przez nią działań.

4 wskazówki, które mogą ułatwić Ci poprawną komunikację?

Po pierwsze
Nie trzeba wszystkiego pamiętać, bo można to zapisać. Dzięki temu unikniesz lub ograniczysz zakłócenia w procesie komunikacji i będziesz miał pewność, że nic Ci nie umknie z tego, co chcesz zapamiętać. Twój relaks po pracy będzie zapewniony, bo przecież wszystko już zaplanowałeś i zapisałeś.

Zamiast zapamiętywać możesz zapisać informacje
W publikacji „Menadżer doskonały”- Grzegorz Szczerba przekonuje, że naprawdę ma sens posiadanie swojego kalendarza, zeszytu, notesu, organizera... Co możesz w nim robić?

Możesz przechowywać w nim zapisane informacje, notować to co uznasz warte zapamiętania.
Zamiast zapamiętywać daty, nazwiska, miejsca, w których powinieneś być, możesz je zapisywać. W każdej chwili możesz także wracać do tych informacji, kiedy tylko będzie taka potrzeba.
Warto notować informacje o swojej konkurencji i zbierać pomysły do wprowadzania ich w życie.
Wyznaczony cel oraz plan jego realizacji, po zapisaniu nabiera większej siły do wprowadzenia go w życie.

Po drugie
Ważne jest także utrzymywanie porządku. Wszystkie dokumenty, pliki w komputerze i przedmioty powinny mieć swoje miejsce, wtedy:

nie trzeba pamiętać, gdzie się znajdują,
nie traci się czasu na ich odnalezienie.

Po trzecie
Kiedy tylko możesz staraj się zapisywać, to co chcesz powiedzieć. Dzięki temu będziesz samodzielnie mógł weryfikować to, co zamierzałeś przekazać ludziom i sprawdzać, czy Ci się to udało. Jeśli tylko to możliwe proś o informację zwrotną. Będziesz miał pewność, że odbiorca właściwie zrozumiał, to co chciałeś mu przekazać. Trzeba także pamiętać, aby unikać zbyt dużej dawki informacji. Każdy z nas ma bowiem ograniczenia w ilości przetwarzanych danych.

Po czwarte
Do każdego wystąpienia, spotkania czy rozmowy należy się przygotować planując to, co chcemy przekazać drugiej stronie. Także wtedy dobrze jest to sobie wcześniej zapisać. W ten sposób sprawnie ukierunkujesz uwagę odbiorcy.
Potem pozostaje wystąpić przed ludźmi pamiętając, że

prawie 55% przekazu odbierana jest przez wrażenia wzrokowe,
38% ton i głos mówiącego,
wypowiadane słowa to tylko około 7% Twojego przekazu.

Powtórzenia – sposób zapamiętywania bez zapisywania
Jeśli nie chcesz lub nie możesz zapisać, to pozostaje Ci powtarzanie. Podstawowym warunkiem zapamiętania jest bowiem przeniesie informacji z pamięci krótkotrwałej do długotrwałej, dzięki powtórzeniom. Do Ciebie należy wybór, z którego sposobu w danej chwili skorzystasz.

Źródło: Grzegorz Szczerba, Menadżer doskonały, Komunikacja, Gliwice 2013
fot.StartupStockPhptos/px

Urszula Winiarska
Papiernikus

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.

8 sprawdzonych sposobów radzenia sobie z manipulacją - cz.2

Zasłona z mgły – jeden z 8 sposobów radzenie sobie z manipulacjami – cz. 2

Autor: Urszula Winiarska

Poznasz teraz kolejne 4 sposoby reagowania na próby manipulacji. Z takimi zachowaniami możesz się spotkać podczas rozmów negocjacyjnych, gdy druga strona będzie dążyła do realizacji tylko swoich potrzeb. Prawdopodobnie poczujesz wtedy, że Twój cel i potrzeby są ignorowane, Twój niepokój narasta.

Pojawia się też niechęć do realizacji zadań zaplanowanych, z pominięciem Twoich potrzeb. Prawdopodobnie po takim spotkaniu poczujesz się jak osoba przegrana. Jak się przed tym bronić?

Zasłona z mgły, czyli zero reakcji na uwagi krytyczne

Bezdyskusyjne akceptowanie uwag krytycznych, zarzutów, uwag deprecjonujących (umniejszających), pozwala na spokojne reagowanie. Nie wiąże się z niepokojem, czy poczuciem winy. W ten sposób dajemy znak rozmówcy, że jego uwagi krytyczne nie dotykają nas. Informujemy drugą stronę o konieczności zaprzestania takiego działania.

Przyznanie się do błędu i uprzedzanie krytyki

Przyznanie się do błędu jest metodą pozwalającą na utrzymanie się na poziomie równorzędnego partnera, a nie osoby, która się tłumaczy. Uprzedzenie krytyki pozwala na zneutralizowanie ataku oraz rozładowanie napięcia.

„Z pewnością może Pan uważać naszą firmę za niesolidną i ma Pan do tego całkowite prawo. Nie dotrzymaliśmy terminu wykonania zamówionej usługi i przepraszamy za ten błąd.”

Negocjowanie sposobu prowadzenia rozmów

Ten sposób przydaje się szczególnie, gdy rozmówca wykorzystuje emocje i nieczyste zagrania. W takim momencie możemy przerwać rozmowę i poinformować, że czujemy się manipulowani. Wtedy rozmowa przestaje dotyczyć zagadnień merytorycznych, a ich przedmiotem staje się sposób sposób jej prowadzenia. Po ustaleniu zasad możesz wrócić do przerwanych negocjacji.

Zdarta płyta

Taką technikę warto zastosować w sytuacji, gdy ktoś zmusza nas do uległości lub nadmiernych ustępstw. Występują w niej dwa elementy:

zdanie – klucz (powtarzasz je wielokrotnie, stanowczo, spokojnie), poza tym, gdy skoncentrujesz się na prostym zdaniu łatwiej opanujesz emocje,
podtrzymujesz kontakt poprzez nawiązywanie do argumentacji partnera (parafraza):

„Rozumiem, że zależy Ci, aby terminowo zakończyć projekt.”

Asertywne zachowanie, czyli nie naruszaj praw innych

Skutecznym ratunkiem przed manipulacjami będzie także Twoje asertywne zachowanie. Dzięki niemu obronisz swoje prawa, ale bez naruszenia praw innych. Masz szansę na zakończenie spotkanie z pozytywnym poczuciem wygrana-wygrana.

Jeśli tematyka Cię zainteresowała, zapoznaj się także z pierwszą częścią tekstu o manipulacji.

Czy kiedykolwiek stosowałeś jakiś przedstawiony wyżej sposób i czy okazał się skuteczny?

Źródło: Cialdini R.B., Wywieranie wpływu na ludzi. Teoria i praktyka, Gdańsk 2009
Witkowski T., Psychomanipulacje, Biblioteka Moderatora
fot.flyupmike/px

Urszula Winiarska
Papiernikus

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.

8 sprawdzonych sposobów radzenia sobie z manipulacją - cz.1

Autor: Urszula Winiarska

Czy kiedykolwiek spotkałeś na swojej drodze toksyczne osoby? Czułeś się źle w ich obecności, bo używali manipulacji? Być może miałeś z nimi kontakt, jako przedsiębiorca prowadzący negocjacje. A może spotykasz ich także w domu, wśród członków rodziny lub w towarzystwie znajomych...? Przyjrzyjmy się bliżej takim zachowaniom.

Ważną myśl na ten temat przekazała Meryl Streep:

"Straciłam wolę do zadowalania tych, którzy mnie nie lubią, do kochania tych, którzy mnie nie kochają i uśmiechania się do tych, którzy nie chcą uśmiechnąć się do mnie. Już nie poświęcę ani minuty na tych, którzy chcą mną manipulować."
Meryl Streep, J. M. Teixeira

Poznaj 8 sposobów radzenia sobie z manipulacjami

1. Technika Małego Księcia

Mały Książę - bohater książki A. de Saint-Exupery, zadawał róży niestrudzenie to samo pytanie, gdy próbowała sprowadzić ich rozmowę na inne tematy. Jeśli zauważysz, że rozmówca stara się pokierować negocjacje w inną stronę, niż to planowałeś, zadawaj mu to samo pytanie. Jak długo je powtarzać? Dopóki nie uzyskasz oczekiwanej przez siebie odpowiedzi.

2. Akceptowanie komplementów

Technika ta może być wykorzystana przeciwko manipulacji związanej z podnoszeniem wartości drugiej strony, dla osiągnięcia przychylności. Polega na przyjęciu i zaakceptowaniu komplementu, czyli niezaprzeczaniu prawdzie o nas. W ten sposób wytrącasz broń z ręki manipulatora. Najprawdopodobniej osoba manipulująca nie będzie więcej próbować. Ważne, abyś zachował wewnętrzny spokój, opanowanie, odpowiednią gestykulację i mimikę.

3. Zamiana oceny na opinię

Zamiast odpierać atak i uzasadniać swoje racje możesz zamienić ocenę w opinię. W ten sposób krytyka staje się mniej groźna. Gdy usłyszysz np. taką ocenę:

„Ty nigdy nie wywiązujesz się na czas ze swoich zadań!”,

możesz powiedzieć:

„Rozumiem, że takie jest Twoje zdanie na mój temat. Czy masz do mnie jeszcze jakieś inne zastrzeżenia?”

4. Demaskowanie aluzji

Trudno poradzić sobie z krytyką, gdy ocena ma formę aluzji, czyli nie jest podana wprost.
np. „W naszym gronie są tacy, którzy nie wykonują obowiązków lidera zespołu i powinni być zwolnieni z tej funkcji.” Tak podaną aluzję najlepiej zdemaskować.
„Jestem liderem zespołu, prowadzę go zgodnie z wytycznymi. Czy uważa Pan, że nie powinnam być liderem?” (demaskowanie aluzji)
W ten sposób zmuszasz drugą stronę do wyrażenia oceny wprost, a potem zamieniasz ją w opinię.

Wśród toksycznych ludzi, manipulatorzy to tylko jedna z grup, której należy unikać. Przedstawię Ci teraz 5 typów toksycznych ludzi.

1. Specjaliści w robieniu Tobie źle, czyli manipulanci
Ten typ szuka Twojego czułego punktu, aby go potem wykorzystać dla swoich celów. Szantaż emocjonalny stanowi przykład takiej manipulacji:
„Jesteś niewdzięczny, a przecież tak wiele mi zawdzięczasz. Gdy mnie już zabraknie to dopiero mnie docenisz, ale będzie za późno.”

2. Notorycznie niezadowoleni
We wszystkim doszukują się negatywów. A to oznacza więcej problemów. Często się skarżą, że los ich skrzywdził. Nie widzą niczego, co może sprawiać radość.

3. Upajający się przeszłością
Dla tej grupy chowanie urazy to najcenniejszy skarb. Najważniejsze dla nich jest to, co wydarzyło się wiele lat temu. W pamięci ukrywają to, co ktoś powiedział lub zrobił. Dzisiejszy dzień nie ma dla nich wielkiego znaczenia.

4. Trudni rozmówcy, czyli fanatycy
Dla nich ważniejsza jest idea niż człowiek. Gdy się z nimi nie zgadzasz, masz inne zdanie, inną opinię mogą Cię zaatakować. Dlaczego? Dlatego, że dla nich istnieje tylko jeden słuszny kierunek myślenia. Fanatyzm to wręcz zaprzeczenie rozmowy. To przeszkoda na drodze do porozumienia.

5. Przeciwstawiający się wszystkiemu
Tacy ludzi walczą przede wszystkim o własne racje. Ich głównym motorem jest to, aby się nie zgadzać. Wyszukują przeszkody zamiast skupić się na rozwiązaniach. Spodziewają się i przewidują wokół spisek, nieszczęście lub podstęp.

W drugiej części poznasz kolejne 4 sposoby radzenia sobie w sytuacjach, gdy ktoś wykorzystuje manipulację do tego, aby realizować tylko własne cele.

Czy potrafisz rozpoznać takie zachowania i się od nich uwolnić?

Urszula Winiarska

Żródło: Cialdini R.B., Wywieranie wpływu na ludzi. Teoria i praktyka, Gdańsk 2009
Witkowski T., Psychomanipulacje, Biblioteka Moderatora
manufaktura-radosci.blogspot.com
fot.Kapa65/px

Urszula Winiarska
Papiernikus

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.

Co warto wiedzieć o presji stosowanej w negocjacjach?

Autor: Urszula Winiarska

Codziennie, wiele razy poddawani jesteśmy manipulacjom. Inni ludzie wpływają na nas wielokrotnie, często w sposób niezauważalny. Na pewno nie lubisz, gdy ktoś Tobą manipuluje.

Podczas negocjacji wykorzystywane są różne sposoby do realizacji celów, często tylko jednej strony. Możesz nauczyć się rozpoznawać techniki manipulacyjne. Warto też poznać sposoby obrony przed nimi. Dziś przedstawię Ci jedną technikę stosowaną przez osoby manipulujące.

Perswazja czarna i biała
Zanim zajmę się stosowaniem presji w rozmowach, chcę jeszcze podkreślić, ze wywieranie wpływu na innych nie musi być nieetyczne. Wyróżnia się bowiem:

perswazję białą – gdy rozmówca jest uczciwy, kompetentny i rzetelny oraz
perswazję czarną - gdy użyta jest manipulacja i nie bierze się pod uwagę uczuć oraz potrzeb drugiej strony.

Manipulacja i manipulatorzy
Większość manipulatorów nie do końca zdaje sobie sprawę, że to co robią, jest manipulacją. W ten sposób otrzymują od drugiej osoby to, czego sami pragną, ale nie wykładają swoich kart na stół. Czy zgodzisz się, że jest to forma braku szacunku? W taki sposób przekazywana jest informacja:

„Postanowiłem już, iż to, czego ja chcę, jest dobre również dla Ciebie. Będę robić wszystko, abyś zrobił to, czego ja chcę.”

Presja – taktyka manipulacyjna
Presja jako taktyka manipulacyjnej wywołuje u mnie szczególną niechęć. Wiele razy obserwowałam jej stosowanie w stosunku do siebie i innych. Robi się nieprzyjemnie. Dziś potrafię to nazwać, rozpoznać i chcę to też Tobie przekazać . Dzięki temu będziesz wiedział jak się przeciwstawiać takim zachowaniom.

Jakie kroki podejmuje rozmówca stosujący presję?
Wykorzystuje w tym celu dość prymitywny mechanizm.

Najpierw buduje taką atmosfery spotkania, aby druga strona czuła się źle.
Następnie daje do zrozumienia drugiej stronie, że jeśli będzie się dalej upierać, to ta sytuacja będzie trwała.
W trzecim kroku pokazuje szansę zmiany tej niekomfortowej sytuacji. Wystarczy tylko, że zgodzisz się na proponowane warunki, a sytuacja przestanie być dla Ciebie nieprzyjemna.

Byłeś/łas kiedyś w takiej sytuacji? Mnie zdarza się to, co jakiś czas. Czasem jestem tylko obserwatorem, a niekiedy doświadczam takiego działania na sobie. Co zrobić, aby nie stać się ofiarą manipulatora?

Przejawy lekceważenia
Po to, aby druga strona czuła się źle manipulator daje pewne oznaki lekceważenia np.:

rozmawia przez komórkę w czasie Waszego spotkania, a Ty czekasz...
przerywa rozmowę, aby odebrać telefon,
nie poświęca Ci uwagi i zajmuje się innymi sprawami...

Ataki personalne
Podczas stosowania presji negocjator posuwa się czasami do ataków personalnych np. deprecjonując (umniejszając) drugą stronę, także w obecności innych. Po tego typu zabiegach dopiero składa ofertę, którą oczywiście należy przyjąć.

Jak radzić sobie z manipulacją i być skutecznym pod presją?
Najbardziej skuteczną metodą radzenia sobie z metodami manipulacji jest jasne zakomunikowanie manipulatorowi tego, iż dostrzegliśmy jego grę i nie mamy zamiaru brać w niej udziału. Uświadom sobie, co Ci przeszkadza i zdemaskuj działania drugiej strony. Następnie jeśli to możliwe, powiedz manipulatorowi to, że dostrzegłeś/łaś jego grę i nie masz zamiaru brać w niej udziału np:

„Przeszkadza mi to, że jest Pan zajęty innymi sprawami. Proponuję skupić się na temacie rozmowy i rozwiązaniach.”

Sympatyczny, miły manipulator?
Pamiętaj, że osoba manipulująca będzie sprawiała wrażenie miłej, sympatycznej – tak długo dopóki dostaje od Ciebie to, czego chce. Jeśli nie otrzyma tego, co zaplanowała zacznie się robić nieprzyjemnie. To będzie dla Ciebie znak, żeby zareagować.

Przygotowanie do negocjacji
Przygotowując się do spotkań, ważnych rozmów, negocjacji warto zapisywać najistotniejsze informacje np. w notatnikach. Będziesz mieć większą pewność, że rozmowa negocjacyjna przebiegnie w kierunku, który wcześniej zaplanujesz. Jeśli obie strony rozmów zakończą negocjacje z przekonaniem "wygrana-wygrana", będzie to prawdziwy sukces dla Ciebie i partnera rozmowy.

Jak często zdarza Ci się, że ktoś wywiera na Ciebie presją, aby osiągnąć zamierzony cel?

Źródło: D. Yager, r. Ball, Talent do obcowania z ludźmi, InterNet Services Corporation,1998
prof. Robert Rządca, dr Marek Adamiec, Emilian Wojda, Skuteczne negocjacje w życiu i pacy, Gazeta Wyborcza
fot.geralt/px

Urszula Winiarska
Papiernikus

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.

7 zasad myślenia usprawniających działanie w szybko zmieniającym się świecie XXI wieku

Autor: Urszula Winiarska

Świat, w którym obecnie żyjemy, zmienia się bardzo szybko. Wokół siebie dostrzegamy wiele zmian. Jak sobie z tym poradzić? Przedstawiam Ci 7 zasad myślenia, które pomagają w przechodzeniu przez proces zmian.

„Ludzie silni stają z rzeczywistością twarzą w twarz” - B. Tracy

Bez Internetu i telefonu komórkowego nie wyobrażamy sobie życia. Wokół siebie dostrzegamy zmiany, które nas dotykają. Trzeba się do nich dostosować. Nasz opór nie ma znaczenia. Jak sobie z tym poradzić? Określono 7 zasad myślenia pomagających nam w przechodzeniu przez proces zmian. Oto one, wystarczy je poznać i zastosować.

Zasada 1
Ponowna ocena
W chwili, gdy odczuwasz stres, rozczarowanie, frustrację, doznałeś porażki, masz trudności... otrzymujesz ważny sygnał, że to czas na ponowną ocenę sytuacji. Skoncentruj się wtedy na stanie obecnym, skup się na tym jak jest.

Zasada 2
Ponowne przemyślenie
Przystąp do zbierania jak największej ilości informacji. Pomocne mogą być właściwe pytania.

Co dokładnie się stało?
Kiedy i jak do tego doszło?
Kto brał w tym udział?
Jakie mogą być konsekwencje?
Co możesz zrobić natychmiast, by rozwiązać problem?

Gdy odpowiesz sobie na te pytania, Twoja decyzja będzie się wtedy opierać na faktach, a nie na emocjach.

Zasada 3
Reorganizacja
Swoje życie zawodowe i osobiste powinniśmy tak układać, aby bez większych problemów móc sprawnie funkcjonować. Należy ciągle usprawniać swój sposób życia, pracy i prowadzenia biznesu, ponieważ czasy, ludzie, sytuacje ciągle się zmieniają. Reorganizacja jest po to, by lepiej działać w nowej rzeczywistości.

Zasada 4
Restrukturyzacja, czyli wprowadzaj zmiany
Gospodaruj swoim czasem, energią i zasobami tak, by skierować je na realizację wybranych priorytetów. Oznacza to przesunięcie czasu, pieniędzy i zasobów z obszarów o niższej wartości, do tych o wartości wyższej. Jak to wygląda w praktyce? W życiu prywatnym np. poświęcaj więcej czasu na to, co daje Ci najwięcej satysfakcji lub szczęścia. W firmie natomiast skieruj najlepszych pracowników do obszarów o największym potencjale.

Zasada 5
Przeprojektowanie, czyli uproszczenie
Polega na szukaniu sposobów, aby zmniejszyć stopień skomplikowania procesów, ograniczyć liczbę etapów i delegowanie zadań.

Zlecanie zadań o niskiej wartości wyspecjalizowanym firmom.
Konsolidacja zadań, czyli łączenie obowiązków kilku osób i wykonywanie ich samodzielnie, przekazanie jednemu pracownikowi lub podzielenie między różne osoby.
Całkowite wyeliminowanie niektórych zadań i czynności.

Zasada 6
Tworzenie siebie na nowo
Ten przydatny sposób myślenia opiera się na zastosowaniu grubej kreski. Podstawowym celem jest oddzielenie się od przeszłości. Następny krok to uruchomienie wyobraźni i poszukanie odpowiedzi na 2 pytania.

„Co mogłabym zrobić, gdybym zaczynała od zera, z czystym kontem?”
„Czy gdybym wiedziała to, co wiem teraz, zaangażowałabym jeszcze raz swój czas, pieniądze, emocje... w konkretne relacje zawodowe lub prywatne?"

Zasada 7
Odzyskiwanie kontroli
Jak panować nad swoimi działaniami, uczuciami? Jak mieć nad nimi kontrolę? Psycholodzy twierdzą, że każdy z nas ma zewnętrzne lub wewnętrzne umiejscowienie kontroli.

Wewnętrzne poczucie kontroli daje poczucie panowania nad sytuacją i własnym życiem. Gdy coś idzie nie tak zachowujemy spokój i myślimy pozytywnie
Przy zewnętrznym umiejscowieniu kontroli nie wygląda to tak dobrze. Łączy się bowiem ze stresem i negatywnym myśleniem. Czujemy wtedy, że to co się z nami dzieje zależy od innych ludzi, zdarzeń i okoliczności. Dlatego staje się to często przyczyną frustracji.

Czy wiesz, gdzie znajduje się Twoje miejsce kontroli nad własnym życiem?

Źródło: B. Tracy, Przemiana (Reivention) - Jak sprawić, by reszta twego życia była jeszcze lepsza, Warszawa 2011
fot.Alexas_Fotos/px

Urszula Winiarska
Papiernikus

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.