Telepraca oczyma pracodawcy – od czego zacząć?

Telepraca oczyma pracodawcy – od czego zacząć?

Autor: Rafal Szybiak

Dziś coraz większa grupa przedsiębiorców wykazuje zainteresowanie pozyskiwaniem pracowników, którzy swoje obowiązki realizowaliby zdalnie.

Telepraca jest dla firm sposobem na obniżenie kosztów i podwyższenie efektywności, ale zatrudnianie pracowników pracujących poza biurem, niesie ze sobą także określone ryzyko. Jak więc nauczyć się właściwie oceniać szanse i zagrożenia związane z pracą zdalną?

Czy pracownik musi być w biurze?

W Polsce dość powszechne jest przekonanie – błędne zresztą – że pracownik poza biurem jest nieefektywny, zatem najwyższą wydajność osiągnie, jeśli zamknie się go w biurze, z którego nie będzie mógł wyjść przez osiem godzin. Już sam opis przedstawiony w ten sposób powoduje, że konieczność pracy z biura wydaje się przynajmniej dziwna. I tak też w istocie jest. Oczywiście są osoby, które w biurze muszą być: pracownicy odpowiedzialni za obsługę klientów, ludzie, którzy obsługują sprzęt biurowy (na przykład pracownik taśmy drukarskiej z domu pracować nie będzie) i parę innych grup pracowników. W większości przypadków jednak, o ile udostępni się pracownikom właściwe oprogramowanie i – mówiąc najogólniej – zapewni się im dogodne warunki do realizacji obowiązków służbowych, mogą oni równie dobrze pracować w domu.

Wady i zalety pracy zdalnej

Dla pracodawcy praca zdalna ma pewne minusy. Widoczne są one szczególnie wtedy, kiedy procedury i infrastruktura uniemożliwiają bieżący kontakt z pracownikiem albo wtedy, kiedy pracownik dopiero przywyka do takiej metody pracy – taki okres przejściowy jest trudny zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy, jednak po ustaleniu standardów pracy zdalnej wewnątrz organizacji, telepraca pozwala pracownikowi osiągać pełną wydajność, a zatem pozwala na maksymalizację dochodów przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Praca zdalna zdejmuje też z pracodawcy pewne obowiązki kontrolne, ponieważ tak naprawdę nie daje aż tylu narzędzi kontroli, co praca stacjonarna. Inna sprawa, że mniejszym zagrożeniem jest wtedy micromanagement, który paraliżuje pracę wielu organizacji.

Jak to zorganizować?

Do pracy zdalnej zwykle nie potrzeba żadnego szczególnego sprzętu – telefon, komputer z dostępem do sieci i to w zasadzie wszystko. Ważniejsze jest tutaj oprogramowanie, a nie sprzęt. Systemy dostarczane jako SaaS lub instalowalne, o ile są dostępne on-line (w chmurze) rozwiązują większość problemów. Poza oprogramowaniem biurowym potrzebna jest platforma wymiany informacji i dokumentów, ale to można zorganizować, bazując na prostych narzędziach – podstawowy system CRM oraz pliki w chmurze (Dropbox, UbuntuOne itd.). Sprawą trudniejszą jest kontrola pracownika. Najprostszym rozwiązaniem jest po prostu kontrola efektów pracy. Przy odpowiednich metodach zarządzania, czas potrzebny na wykonanie zadania jest po prostu właściwie oszacowany i jeśli projekt został zrealizowany zgodnie z wytycznymi, to zajęło to tyle czasu, ile było zaplanowane. Są jednak programy bardziej wysublimowane. Prosta metoda kontroli to także regularne telekonferencje, które urządza się nie ze złośliwości, ale po to, aby pracownicy zdalni mogli omówić aktualny status projektu z ekipą w biurze. Praca zdalna wymaga zmiany modelu funkcjonowania z „zarządzania” na „planowanie i zaufanie”.

Kto może pracować zdalnie

Teoretycznie telepracę może podjąć każdy, jednak dla pracodawców najbardziej opłacalnym z możliwych rozwiązań jest zatrudnienie osób niepełnosprawnych, bo nie tylko spadną koszty funkcjonowania, ale firma otrzyma dodatkowe środki z PFRON na dofinansowanie wynagrodzeń takich pracowników. Procedura, jaką trzeba w tym celu przejść, jest dość uciążliwa, więc warto skorzystać z taniej pomocy firmy outsourcingowej, żeby oszczędności pojawiły się szybciej.

---

Licencjonowane artykuły dostarcza Artelis.pl.